La visioconférence, un outil devenu indispensable aux entreprises

La visioconférence, un outil devenu indispensable aux entreprises

Publié le 28 novembre 2019

Le travail d’équipe et la transmission des informations demeurent les principaux facteurs clés de la réussite d’une entreprise. Des critères qui peuvent être difficiles à établir lorsqu’une structure dispose de plusieurs locaux, ou d’une organisation complexe. La visioconférence vise ainsi à pallier ces problématiques, tout en apportant de nombreux autres avantages.

Le développement de la visioconférence (ou vidéoconférence) a radicalement changé notre façon d’appréhender le travail au bureau. Totalement intégrée à l’entreprise, elle a déjà su remplacer bon nombre de réunions physiques et de déplacements.

Depuis son déploiement, la fibre optique vient accompagner la mutation du travail en apportant aux actifs flexibilité et autonomie. La conférence vidéo est l’un des outils qui représente au mieux cette évolution, car elle permet aussi de développer le télétravail sans contrainte d’horaire ni de lieu.
Le Très Haut Débit garantit aux entreprises un bon fonctionnement des installations, aussi bien au niveau de l’audio que de la vidéo. La fibre dispose en effet d’un débit suffisant pour offrir une qualité optimale, même avec un grand nombre d’individus connectés.

 

Un outil qui a fait ses preuves

Pour de nombreux collaborateurs et chefs d’entreprises, la visioconférence est un dispositif complémentaire à la communication déjà en place. Ergonomique et facile d’accès, l’outil encourage le travail d’équipe et le partage de documents sans tenir compte des disparités géographiques entre les différents collaborateurs.

Les solutions de visioconférence permettent en effet de dépasser les contraintes géographiques, ce qui se révèle être un véritable avantage lorsque l’entreprise possède plusieurs sites, ou que ses salariés sont itinérants. Les collaborateurs n’ont plus besoin de se déplacer lorsqu’une réunion est organisée, ce qui permet de gagner du temps et d’accroître leur productivité. Moins de déplacement, c’est disposer d’un plus long moment pour échanger, innover. C’est également adopter une approche plus écologique, car la suppression du transport limitera l’émission supplémentaire de gaz à effet de serre.

Si la conférence vidéo séduit autant d’entreprises, c’est surtout parce qu’elle permet de réduire considérablement les coûts. Dans un premier temps grâce à la suppression du transport et des frais d’hébergement, mais aussi parce que cette solution ne nécessite qu’une connexion internet. Concernant la téléphonie à l’international, les offres professionnelles des opérateurs de télécommunication peuvent se révéler très onéreuses. C’est pour cette raison qu’aujourd’hui de nombreuses entreprises privilégient les outils comme Skype (Microsoft Teams) ou Webex (Cisco) pour leur facilité d’utilisation, et leur tarif accessible. Certaines applications de visioconférence offrent la capacité de combiner d’autres fonctionnalités : par exemple Google Hangouts a l’avantage d’intégrer Gmail, Google Agenda, etc. GoToMeeting dispose quant à lui d’une fonction d’enregistrement, pour envoyer la conférence à d’autres collaborateurs absents, ou encore faire le bilan de la réunion.

La visioconférence, un atout pour toutes les entreprises

L’argument financier offre l’opportunité à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, d’opter pour la visioconférence. Les opérateurs professionnels proposent un éventail d’offres permettant d’assurer une connexion internet, pour tout budget.

Accessible depuis ordinateurs, tablettes et smartphones, votre réunion peut désormais se faire partout et n’importe quand. Surtout, les divers intervenants internes et externes peuvent rapidement l’organiser pour répondre à leurs besoins. Si 73% des jeunes salariés s’attendent à utiliser la visioconférence, les clients, fournisseurs ou partenaires en sont davantage friands. Le devoir de transparence des entreprises envers leurs parties prenantes nécessite une communication accrue et permanente. La visioconférence semble être un outil particulièrement adapté à ce besoin, offrant un partage d’informations multisupports (textes, images, vidéos, mode partage d’écran …) et une grande flexibilité.

L’avènement du Très Haut Débit a permis de franchir une étape dans le développement de la visioconférence. Les Réseaux d’Initiative Publique (RIP) initiés par le Plan France Très Haut Débit* ont permis le déploiement de la fibre optique dans les campagnes, et les zones à faible débit. Cette mesure vise à réguler les disparités entre urbains et ruraux, afin de fournir un meilleur accès internet à tous les particuliers et entreprises. Grâce à la fibre, chaque société est certaine d’accéder à une visioconférence en haute définition.

 

Le bien-être des salariés amélioré

D’après une étude menée sur 4000 actifs en Allemagne, en France, au Royaume-Uni et aux États-Unis, près de 63% des salariés pensent que leur entreprise ne mise pas suffisamment sur les conférences vidéo. En effet, les collaborateurs voient leurs conditions de travail s’améliorer, en raison des déplacements moins fréquents, et des horaires plus réguliers.

D’autre part, cette solution favorise la flexibilité des salariés. En cas de grève des transports ou d’une contrainte personnelle, les collaborateurs peuvent tout de même assister aux réunions depuis chez eux.
Plus d’un Français sur deux dispose aujourd’hui d’un accès au très haut débit : un avantage de taille pour obtenir les visioconférences en haute définition, et qui incite les entreprises à accorder des journées de télétravail à leurs employés.

Loin de perdre en productivité, le travail à domicile permet de trouver un équilibre entre vie privée et vie professionnelle, tant bien qu’au niveau législatif, les lois ont permis d’assouplir le régime juridique du télétravail afin d’encourager cette pratique.

De la multinationale à la TPE, la visioconférence a parfaitement su s’adapter à chaque modèle d’entreprise. Plus flexible et moins coûteux, cet outil est un véritable cercle vertueux pour les structures comme pour salariés, qui voient leur bien-être amélioré.
La fibre optique continue de pousser les solutions de visioconférences toujours plus loin. Comment imaginer la réunion de demain ? L’hologramme, rare mais déjà testé en France pour des projets médicaux, notamment pour analyser le corps humain. Une solution encore coûteuse à l’heure actuelle, mais qui pourrait bien être le futur de la visioconférence.

 

* Le Plan France Très Haut Débit lancé par l’État en 2013 vise à couvrir l’intégralité du territoire en Très Haut Débit, d’ici à 2022. Cet objectif s’appuie prioritairement sur le déploiement de réseaux mutualisés de fibres optiques. Le Plan mobilise un investissement de 20 milliards d’euros en dix ans, partagé entre l’État, les collectivités territoriales et les opérateurs privés. (source : gouvernement.fr)

 

 

 

Charlotte B.