Dossier Mairie 4.0 : l’e-administration pour faciliter le quotidien des mairies et des citoyens
Publié le 3 décembre 2021

Dossier Mairie 4.0 : l’e-administration pour faciliter le quotidien des mairies et des citoyens

La transformation digitale est devenue l’une des priorités des entreprises. Mais qu’en est-il des collectivités ? Elles ont, elles aussi, fait évoluer leurs services, à commencer par l’administration. En plaçant les besoins des usagers au centre de leur stratégie, les communes entendent bien consolider le lien qu’elles entretiennent avec eux.

Depuis près de 20 ans, l’évolution technologique apporte de nombreux changements dans notre quotidien. Le développement des équipements mais surtout la couverture du territoire en Très Haut Débit a favorisé les usages numériques dans de nombreux domaines d’activité.

A l’instar du secteur privé, les collectivités ont entamé une démarche de modernisation. Encouragées par l’Etat, la transformation digitale est un réel enjeu pour les communes. En devenant des Mairies 4.0, ces dernières optent pour une organisation flexible et connectée.

En ce sens, le service public entend aussi améliorer le parcours des usagers. Grâce au processus de  dématérialisation, l’administration n’a jamais été aussi fonctionnelle, rapide et accessible !

 

Des démarches facilitées

Décrit comme l’un des grands objectifs du gouvernement, la numérisation de l’administration touche l’ensemble des services publics français. Selon l’Observatoire de la dématérialisation, 69% des démarches sont accessibles en ligne.

Au plus proche des citoyens, les mairies sont en première ligne du projet. L’objectif est de simplifier les demandes des administrés en proposant les mêmes services en ligne, par l’intermédiaire de formulaires, messages ouverts, chatbot, visioconférences…

De cette manière, les contraintes horaires et celles liées au déplacement sont écartées. L’usager peut effectuer ses démarches n’importe quand, depuis n’importe quel écran. Cela concerne, par exemple, la demande de la carte d’identité et du passeport, l’inscription aux listes électorales, la déclaration de travaux, le téléchargement des documents d’urbanisme…

Le support numérique réduit également les délais de traitement (de moitié, en moyenne) tout en limitant l’usage du papier. C’est un gain de temps considérable pour les usagers comme pour le personnel de mairie !

 

Le numérique au service de la relation usager-collectivité

La considération de l’opinion publique est le fondement même de notre système démocratique. C’est sur cette même base que sont élus le maire et ses conseillers afin de représenter et de gérer la collectivité. De ce fait, l’écoute active et la participation des citoyens sont la garantie d’un service public crédible et de confiance.

Les usagers sont, par ailleurs, nombreux à souhaiter participer à la vie de la commune. Cet engouement est d’autant plus important depuis le début de la crise sanitaire et le bouleversement de nos habitudes. Pour entendre cette parole s’exprimer, les collectivités se dotent d’outils numériques qui lui permettront d’interagir avec les citoyens.

Cela fait déjà cinq ans que la ville d’Anglet utilise l’application PopVox. Par le biais de leur ordinateur, tablette ou smartphone, les habitants posent des questions, expriment leur avis et proposent des idées autour de divers sujets qui concernent la vie locale. La commune de 38 000 habitants est très satisfaite de son dispositif connecté. « Il y a plus de félicitations que de critiques et autant de propositions que de réclamations. Nous souhaitons d’ailleurs aller vers plus de réflexion. » déclare Stéphane Burghoffer, technicien chargé des conseils de quartier et de la gestion du domaine public de la ville.

Le principal avantage de cet outil est qu’il s’adapte facilement aux grandes comme aux petites communes. C’est notamment le cas de Ensisheim (7 500 habitants), Colombiers (2 400 habitants) ou Watwiller (1 700 habitants). Peu importe leur taille, les collectivités peuvent désormais instaurer une réelle démocratie participative en ligne.

D’autres outils existent comme les questionnaires et sondages en ligne (module site internet, Google Forms…), les boites à idées (module site internet, diBoks…), les réseaux sociaux…

D’une part, les mairies sont capables d’identifier leurs forces et faiblesses afin de renforcer leur efficacité. Les citoyens, qui sentent leur parole considérée, participent à l’amélioration de la vie locale et sentent leurs liens renforcés avec les élus. D’autre part, ces échanges mettent en valeur le travail des agents ainsi que le pouvoir de modernisation du service public.

 

Mieux gérer sa commune

Devenir une Mairie 4.0 c’est aussi améliorer la gestion de sa commune. Pour simplifier le travail des agents, les collectivités ont la possibilité de faire appel à des plateformes collaboratives. Ce support facilite le travail en équipe grâce au partage d’informations en ligne et à la gestion de projet en temps réel.

Un concept simple et totalement approprié aux collectivités ! Betterstreet en est, d’ailleurs, l’une des applications les plus populaires ! Ce dispositif de gestion des services techniques simplifie les interventions des équipes dans la commune. En se connectant à la plateforme les élus, agents et citoyens peuvent signaler un problème relatif à la propreté, la voirie, les bâtiments ou encore les espaces verts. Grâce aux fonctions photo et géolocalisation, le lieu est instantanément identifié.

Par la suite, l’interface envoie la demande au service chargé de résoudre l’anomalie. Une cartographie des incidents permet ensuite de planifier les interventions en fonction de leur degré d’urgence, du matériel nécessaire et de la disponibilité des équipes. Une notification alerte les autres agents de la prise en charge, puis une autre est envoyée lorsque l’incident est résolu.

Pour les collectivités, cet outil offre un gain de temps et de moyens en optimisant les ressources en fonction des problèmes détectés. Du coté des citoyens, la mairie donne de la visibilité à ses actions et renvoie l’image d’une institution impliquée, active et à l’écoute. Elle sensibilise aussi ses habitants à une ville ou un village propre et soigné en favorisant la participation de chacun.

 

 

La fibre optique, indispensable à la transition numérique de l’administration

La transition numérique des services publics a pour principal objectif de faciliter le quotidien de tous les Français. En digitalisant l’administration, celle-ci offre une meilleure organisation des collectivités et un parcours usager plus flexible. Mais avant de lancer cette grande dématérialisation, l’Etat s’est interrogé sur le degré d’inclusion de son nouveau projet. Car il y a encore une douzaine d’années, tous les foyers ne possédaient pas d’ordinateur ou de smartphone.

Soucieux d’apporter une connexion internet de qualité à tous les Français, l’Etat lance le Plan France Très Haut Débit en 2013. Une mesure portée par les collectivités territoriales, visant à couvrir l’ensemble du territoire en fibre optique. De cette manière, chaque citoyen a la possibilité de faire ses démarches administratives en ligne et bien plus encore !

En effet, il faut compter entre 3 et 8 mégabits par seconde pour effectuer un service en ligne de ce type. Grâce à la puissance de la fibre (jusqu’à 1 gigabit, soit 1 000 mégabits par seconde), les individus peuvent bénéficier d’une multitude d’autres usages connectés.

En fin d’année 2020, l’ARCEP annonçait déjà 68% des locaux raccordables au Très Haut Débit. La priorité fut accordée aux zones blanches et territoires mal desservis, pour fournir un service le plus équitable possible. D’ici 2025, c’est 100% du territoire qui profitera de la fibre !

 

Pour les collectivités, ces services en ligne offrent de nouvelles compétences et une flexibilité d’organisation. De plus, le numérique a l’avantage de toucher l’ensemble des administrés, renforçant ainsi l’égalité d’accès pour chaque individu. Du plus petit village à la grande agglomération, la fibre optique transforme les collectivités en Mairie 4.0, plus inclusives et accessibles !

 

Charlotte B.

 

Commenter
Partages