Télétravail : les meilleurs outils de visioconférence

Télétravail : les meilleurs outils de visioconférence

Publié le 7 avril 2020

Les mesures de confinement poussent les entreprises à trouver de nouvelles solutions pour communiquer avec leurs collaborateurs. Disposant de nombreux avantages, la visioconférence est l’un des outils les plus appropriés pour échanger à distance.

Les entreprises ont dû trouver de nouvelles solutions pour poursuivre leur activité pendant l’épidémie. Même si rien ne pourrait remplacer une réunion physique, la visioconférence se trouve être le moyen qui s’en rapproche le plus. Confinés chez eux, les Français l’utilisent depuis leur smartphone, tablette ou ordinateur.

L’avantage de ces réunions vidéo est qu’elles permettent d’effectuer un entretien d’équipe tout en maintenant un lien humain, malgré la distance qui séparent les collaborateurs. Ces réunions sont généralement plus brèves par rapport aux réunions physiques, ce qui permet à chaque individu de gagner en temps et en concentration. Les logiciels de visioconférence sont généralement abordables voir gratuits et dispose d’une fonction de partage de documents, d’images et de vidéos.

L’un des gros points positifs de cet outil est qu’il est accessible depuis n’importe où : ordinateur, tablette ou smartphone, il suffit à l’utilisateur d’avoir un accès internet (wifi ou 4G).
D’ici 2022, le déploiement de la fibre optique assurera à chaque Français un accès au Très Haut Débit et encouragera ces nouveaux usages du web. Les professionnels ont d’ores et déjà débuté une transformation numérique, en adoptant des supports plus fluides et flexibles, comme la visioconférence.

Lire aussi :  la visioconférence, un outil devenu indispensable aux entreprises

 

Nos conseils pour améliorer votre visioconférence

La visioconférence peut être un formidable outil de travail à distance. Voici quelques conseils d’amélioration qui permettront d’effectuer une réunion agréable et efficace.

1. Privilégiez les outils simples. Inutile de prendre un module onéreux ou avec de multiples capacités quand vous n’avez besoin que des fonctionnalités de base. Une application plus simple facilite la fluidité des échanges, et l’aisance des collaborateurs.

2. Mettez-vous au calme et veillez à optimiser le son et l’image. Placez-vous à la lumière, et si besoin munissez-vous d’un casque pour mieux entendre et communiquer avec vos interlocuteurs.

3. Testez l’outil avant la réunion. Vous serez plus à l’aise et plus rapide qu’en découvrant l’application pour la première fois

4. Avec votre équipe, définissez un « animateur » de la réunion (le manager, par exemple) pour prendre la parole et la répartir. Les visioconférences peuvent vite devenir inaudibles avec un trop grand nombre d’interlocuteurs.

5. Privilégiez toujours une introduction hors sujet de la réunion : prenez des nouvelles des collaborateurs, demandez s’ils vont bien et si tout fonctionne pour eux. La convivialité permet d’installer une atmosphère plus conviviale pour démarrer la réunion.

6. Les réunions doivent rester brèves pour captez les participants. Sans cadre physique de travail, l’attention se perd plus rapidement.

7. En cas de difficultés liées à la connexion internet, voici quelques conseils donnés par l’ARCEP pour optimiser votre wifi, ou pour passer votre connexion en 4G : cliquez ici
Si les problèmes persistent, pensez à éteindre la fonctionnalité vidéo pour ne laisser allumer que votre micro. La vidéo nécessite plus de données pour fonctionner, et demande une meilleure connexion.

 

Les meilleurs outils de visioconférence

Il existe une multitude d’applications de conférence vidéo. Parmi cette quantité abondante de solutions, laquelle est le mieux adaptée pour une réunion d’entreprise ?

Parce que chaque société possède différents besoins, voici notre classement des meilleurs outils de visioconférence pour les professionnels :

 

ZOOM, l’application qui monte en puissance

Destinée aux professionnels, Zoom Video Communications est l’une des applications les plus recommandées pour le travail collaboratif. Près de 81 900 entreprises l’utilisent à travers le monde, et l’an dernier la société a augmenté son affluence de près de 61%.

Zoom est simple d’utilisation et peut accueillir jusqu’à 100 utilisateurs en partageant le lien ou le code de la réunion.
Cette solution s’intègre sous forme d’extension dans les navigateurs Chrome et Firefox, ce qui rend son accès immédiat : inutile de chercher l’application sur le bureau, la faire démarrer etc. Il est toutefois nécessaire de procéder à une installation sur ordinateur, tablette ou smartphone au préalable.
Zoom possède plusieurs fonctionnalités poussées comme par exemple l’enregistrement des conférences sur un cloud pour les visionner plus tard, ou un système de canaux de communication semblables à Slack pour échanger entre les différentes conférences.
Une version gratuite existe mais il est tout de même recommandé de passer à la version premium.

 

MICROSOFT TEAMS, le successeur de Skype

L’application est disponible dès lors que vous possédez un compte Office 365. C’est également l’un des outils préférés des professionnels pour son accès « invité » et sa capacité à accueillir jusqu’à 10 000 en même temps pour les plus grosses conférences.
Rassurez-vous, Teams s’adapte tout aussi bien pour une réunion d’une dizaine de personnes ! L’application dispose de fonctionnalités telles que la messagerie instantanée, l’envoie et l’enregistrement de fichier (2 Go par utilisateur et 10 Go par équipe), le partage d’écran, et l’enregistrement de la réunion. Il est également possible de planifier les différentes visioconférences pour construire son agenda.

 

GOOGLE HANGOUT, la visioconférence par le géant du web

Cette solution de visioconférence est particulièrement adaptée aux petites entreprises et aux réunions avec un faible nombre de participants. Google Hangouts dispose d’une des meilleures versions de visioconférence, gratuite jusqu’à 20 participants ; au-delà l’application requiert un abonnement à partir d’une dizaine d’euros par mois.

Intégré au sein des autres fonctionnalités Google, l’outil de visioconférence semble être la version « discussion instantanée » de Gmail : rapidité, fluidité et ergonomie sont les maîtres mots de l’application. Tous les contacts mails sont ainsi répertoriés afin de lancer plus facilement une conférence vidéo avec eux.

 

GOTOMETTING, l’application adaptée à toutes les entreprises

GoToMeeting est une application qui dispose globalement des mêmes fonctionnalités que ses concurrents : prise de note, envoi de document, partage d’écran…  L’interface est particulièrement simple d’utilisation ce qui permet à tous les collaborateurs de participer ou de prendre des initiatives.

Chaque entreprise peut bénéficier d’un essai de 14 jours avant l’abonnement, pour tester et se familiarisé avec la plateforme. L’avantage de cette solution est qu’après l’essai, l’offre s’adapte en fonction de votre entreprise et ses besoins : Professional jusqu’à 150 participants, et Business pour, jusqu’à 250 participants. Une offre accessible à partir d’une dizaine d’euros, convenant parfaitement aux PME.

 

JITSI MEET, la petite plateforme qui fait face aux grandes

Jitsi Meet propose une approche quelque peu différente de ses concurrents. La solution made in Alsace opte pour une utilisation simple, gratuite et surtout sans inscription.

La première étape est la création d’une « salle de conférence » sur le site ou l’application. L’organisateur envoie l’URL de la réunion aux autres participants, et peut si nécessaire ajouter un mot de passe. Rien de plus simple !
La plateforme offre la possibilité de partager son écran et ses documents, pour un nombre d’utilisateurs allant jusqu’à 1000. Jitsi devient personnalisable avec l’outil Github, qui permet d’ajouter des extensions comme l’enregistrement, le stream… Une solution flexible, qui parvient à concurrencer les plus grandes plateformes !

 

Les solutions de visioconférences permettent de maintenir un lien humain entre les collaborateurs, en s’affranchissant des contrainte géographiques. En plein confinement, l’usage de ces outils bat tous les records ! Avec le déploiement de la fibre optique, l’accès à la visioconférence est aussi rendu possible dans toute la France. Auparavant, de nombreuses zones rurales n’avaient pas un débit suffisant pour télétravailler. À l’aube 2022, chaque français pourra bénéficier du Très Haut Débit pour travailler depuis son domicile et développer d’autres usages numériques.

 

 

Charlotte B.